Esnaf ve KOBİ'ler İçin Hukuki Risk Kontrol Listesi

Küçük işletmelerin karşılaştığı hukuki sorunların büyük bölümü, aslında önlenebilir nitelikte. Sorun çıktıktan sonra çözmek ise hem pahalı hem uzun.

Bu yazıda esnaf ve KOBİ'lerin en sık düştüğü on hukuki tuzağı ve önleyici tedbirleri sıralıyoruz.

1-3: Sözleşme ve Belge Düzeni

1. Yazılı sözleşme yapmamak. “Aramızda güven var” yaklaşımı, uyuşmazlık çıktığında en pahalı hatadır. Sözlü anlaşmalar geçerlidir ancak ispatı zordur.

En azından şunları yazılı hâle getirin: işin kapsamı, bedel ve ödeme takvimi, teslim süresi, gecikme cezası, fesih koşulları ve yetkili mahkeme (tacirseniz).

2. Faturayı tebliğ kaydı bırakmadan göndermek. TTK m.21 uyarınca faturayı alan, sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Ancak bu sonucun doğması için faturanın usulünce tebliğ edildiğinin ispatı gerekir.

Bu nedenle faturaları e-fatura, KEP veya iadeli taahhütlü posta gibi kayıt bırakan yollarla gönderin.

3. Teslim ve kabul belgesi almamak. Malın teslim edildiğini ya da hizmetin ifa edildiğini gösteren imzalı belge (irsaliye, teslim tutanağı, kabul formu) olmadan alacak takibi zorlaşır.

4-6: Alacak ve Çek Riski

4. Alacağı zamanaşımına uğratmak. Ticari alacaklarda süreler alacağın niteliğine göre değişir; çek ve bonoda üç yıl, bazı alacaklarda beş yıl, genel kural olarak on yıldır.

Alacak takibini bir tabloya bağlayın ve vadesi geçen alacaklar için ihtar ve takip sürecini geciktirmeyin. Zamanaşımı, icra takibi veya dava ile kesilir.

5. Çeki kontrol etmeden almak. Alınan çekte kontrol edilecekler: keşide tarihi ve yeri, imza, ciro zinciri, karekod sorgulaması ile keşidecinin çek raporu.

Karşılıksız çekte, ibraz süresi içinde bankaya ibraz şarttır. Ayrıca karşılıksız işlemi yapılması hâlinde, şikâyet üzerine çek düzenleme ve çek hesabı açma yasağı ile adli para cezası gündeme gelir.

6. Kefalet ve şirket ortağı sorumluluğunu göz ardı etmek. Limited şirket ortakları, şirketten tahsil edilemeyen kamu alacağından payları oranında sorumludur. Kanuni temsilciler ise 6183 s.K. mükerrer m.35 kapsamında sorumludur.

Şirket adına verilen kişisel kefaletlerde ise TBK m.583'teki şekil şartlarını kontrol edin: azami tutar, tarih ve müteselsil kefil sıfatı el yazısıyla yazılmalıdır.

7-8: İş Hukuku Riskleri

7. İş sözleşmesi ve bordro düzeni. Ücretin bordroda gerçek tutardan düşük gösterilmesi, işveren açısından da risktir: hizmet tespiti ve gerçek ücretin tespiti davalarında geriye dönük prim, gecikme zammı ve idari para cezası doğar.

Ayrıca ücret ödemelerinin banka üzerinden yapılması, belirli sayıda işçi çalıştıran işverenler için zorunludur ve ispat kolaylığı sağlar.

8. Fesih usulüne uymamak. İş güvencesi kapsamındaki işçilerde fesih, yazılı yapılmalı, sebep açık ve kesin biçimde belirtilmeli ve davranış veya verimle ilgili sebeplerde işçinin savunması alınmalıdır (İş K. m.19).

Usule aykırı fesih, işe iade ve tazminat sonucu doğurur. Ayrıca haklı nedenle fesihte altı iş günlük süreye uyulmalıdır (m.26).

Küçük işletmelerde en sık yapılan hata, feshi sözlü yapmak ve sebebini yazmamaktır.

9-10: Vergi ve Kayıt Düzeni

9. Belgesiz alım. Fatura almadan yapılan alımlar, hem gider yazılamaz hem de sahte belge riskini doğurur. Ayrıca ödemelerin banka üzerinden yapılması, işlemin gerçekliğini ispatlar.

Sahte veya yanıltıcı belge kullanma iddiasıyla karşılaşıldığında, savunmanın temeli ödeme kayıtları ve mal hareketi belgeleridir: irsaliye, nakliye faturası, kantar fişi, stok kaydı.

10. Defter ve belge saklama yükümlülüğü. Ticari defterler ve belgeler, mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanmalıdır. Defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, VUK m.359 kapsamında gizleme olarak değerlendirilebilir ve ağır sonuç doğurur.

Ayrıca TTK m.82 uyarınca ticari defterler, saklanması zorunlu diğer kayıtlar ve belgeler on yıl süreyle saklanır.

Yangın, su baskını gibi hâllerde defterlerin zayi olması durumunda, zayi belgesi alınması için mahkemeye başvurulmalıdır (TTK m.82/7); bu belge alınmadan defterlerin yokluğu aleyhe yorumlanır.

Önleyici Kontrol Listesi

Yılda bir kez gözden geçirilmesi önerilen başlıklar:

• Standart sözleşme metinleriniz güncel mi? Cezai şart, temerrüt, fesih ve delil sözleşmesi hükümleri var mı?
• Vadesi geçmiş alacaklarınız için zamanaşımı takibi yapılıyor mu?
• İş sözleşmeleri yazılı mı? Bordrolar gerçek ücreti yansıtıyor mu?
• Verdiğiniz kefaletlerin süresi ve kapsamı ne? Gerçek kişi kefaleti on yılda kendiliğinden sona erer.
• Şirket unvanı ve markanız tescilli mi? Ticaret unvanı tescili marka koruması sağlamaz.
• KVKK uyumu: aydınlatma metinleri, VERBİS kaydı, veri saklama ve imha politikası.
• Sözleşmelerde tebligat adresi maddesi var mı?
• Ticari defterler ve belgeler on yıl saklanıyor mu?

Bu kontrollerin maliyeti, tek bir uyuşmazlığın maliyetinin çok altındadır.

Sıkça Sorulan Sorular

Sözlü anlaşma geçerli mi?

Kural olarak geçerlidir ancak ispatı zordur. Kapsam, bedel, süre, gecikme cezası ve fesih koşullarını yazılı hâle getirin.

Faturaya itiraz edilmezse ne olur?

TTK m.21 uyarınca sekiz gün içinde itiraz edilmezse içeriği kabul edilmiş sayılır; faturanın usulünce tebliğ edildiği ispatlanmalıdır.

Ticari defterler kaç yıl saklanır?

TTK m.82 uyarınca on yıl. Defterlerin zayi olması hâlinde mahkemeden zayi belgesi alınmalıdır.

Limited şirket ortağı vergi borcundan sorumlu mu?

Evet. Şirketten tahsil edilemeyen kamu alacağından sermaye hisseleri oranında doğrudan sorumludur.

İşçiyi çıkarırken neye dikkat etmeliyim?

İş güvencesi kapsamındaki işçilerde fesih yazılı yapılmalı, sebep açık ve kesin belirtilmeli ve davranış veya verimle ilgili sebeplerde savunma alınmalıdır.